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[日期:2016-12-28]
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(皖广院办字[2008]2号)

第一条 为了完整、系统地保存本院在各项工作中形成的公文、电报、图表、录音、录像、照片等各种门类、各种载体形式的档案,便于正确界定文件材料的归档范围,准确划分档案保管期限,提高归档文件材料的质量,以适应本院工作的需要,使所保存的档案既能反映本院主要职能活动情况,维护其历史面貌,又便于保管和利用。特制定本规定。

第二条 本规定中的文件材料是指本院在其工作活动过程中形成的各种门类和载体的历史记录。

第三条 本院文件材料归档范围是:

凡是反映本院工作活动,具有查考利用价值的文件材料均属归档范围。

1、上级机关召开的需要贯彻执行的会议的主要文件材料;

2、上级机关印发的属于本院主管业务并要执行的文件,以及普发的、非本院主管业务但需要贯彻执行的法规性文件;

3、上级机关领导视察、检查本院工作时的重要指示、讲话、题词、照片和有保存价值的录音、录像等材料;

4、代上级机关草拟并被采用文件的最后草稿和印本;

5、上级机关转发本院的文件(包括报纸、刊物转载);

6、本院党委会、院长办公会文件材料,本院召开的工作会议、专业会议材料;

7、本院印发(包括转发及与其他单位联合印发的)各种正式文件的签发稿、印制稿和重要文件的修改稿;

8、本院的请示与上级机关的批复文件,本院各部门的请示与本院的批复文件;

9、本院及其内部机构活动形成的文件材料,包括有关的工作计划、总结、报告等;

10、本院检查部门工作,调查研究形成的重要文件材料;

11、反映本院业务活动和教学管理的专业文件材料;

12、本院关于学生管理的文件材料;

13、本院形成的财务报表、审计等文件材料;

14、本院汇总的统计报表和统计分析资料;

15、本院党委、团委、工会和工作活动中形成的重要文件材料;

16、重要的人民来信、来访材料,本院领导的指示和本院处理人民来信、来访形成的记录、摘要单、调查处理报告和统计分析资料等;

17、院领导公务活动形成的重要信件、电报、电话记录,从外机关带回的与本院有关的未经文书处理登记的文件材料;

18、本院成立、合并、撤销、更改名称、启用印信及其组织人员编制等文件材料;

19、本院制定的规定、章程、制度等文件材料;

20、本院的历史沿革、大事记、年鉴,反映本院(系、部)重要活动事件的剪报、荣誉奖励证书、照片、录音、录像、有纪念意义等文件材料和凭证性的实物等。

21、本院(包括上报和下批)干部任免(包括备案)、调配、培训,专业技术职务评定、聘任,党员、团员、教职工名册、报表以及职工的录用、转正、定级、调资、退职、退休、复员、转业、评残、抚恤、死亡等工作及干部奖惩等文件材料;

22、本院办理教职工的转移工资,行政、党、团、工会组织介绍信及存根;

23、本院内部机构办理的未形成文件但有领导批示的上级或下级文件的原件;

24、本院(包括内部机构)编印的情况反映、简报等刊物定稿和印本,编辑出版物的定稿,样本;

25、本院财产、物资、档案等的交接凭证、清册;

26、本院与有关单位签订的合同、协议书等文件材料;

27、纪律检查、安全保卫以及各种普查工作中形成的文件材料;

28、有关业务机关对本院工作检查形成的重要文件;

29、同级机关和非隶属机关与本院联系、协调工作的重要来往文件;

30、本院每年形成的财务预算决算、统计报表以及会计凭证、会计帐号和其他财务报表等材料;

31、本院基本建设工程施工、竣工文件资料、图纸、房地产产权证、购置大中型设备的文件材料等;

32、本院教学部门形成的关于教学管理和学生管理工作的重要文件材料。

第四条 机关文件材料不归档范围是:

1、上级机关任免、奖惩非本院工作人员的文件,普发供参阅、不需办理的文件材料;

2、上级机关发来供工作参考的抄件;

3、上级机关征求意见未定稿的文件;

4、重份文件;

5、无查考利用价值的事务性、临时性文件;

6、未经会议讨论,未经领导审阅、签发的未生效文件、电报草稿,一般性文件的历次修改稿(重要法规性文件定稿除外)、文件的各次修改稿(主要领导人亲笔修改稿和负责人签字的最后定稿除外);

7、从正式文件、电报上摘录的供工作参阅的非证明材料;

8、无特殊保存价值的信封,一般性表态,询问一般性问题、提出一般性建议或意见的人民来信;

9、本院领导兼任外机关职务形成的与本院无关的文件材料;

10、为参考目的从各方面收集的文件材料;

11、参加非主管机关召开的会议不需要贯彻执行和无查考价值的文件材料;

12、非隶属机关抄送的不需要办理的文件材料;

13、本院各部门送来参阅的简报、情况反映、不应抄报或不必备案的文件材料;

14、越级抄送的一般性的、不需要办理的文件材料;

15、下级部门抄报备案的一般性文件材料;

第五条 凡属归档范围的文件材料,必须按有关规定向本院负责档案工作的部门移交,实行集中统一管理,任何个人不得据为己有或拒绝归档。

第六条 本院文书档案的保管期限定为永久、定期两种。定期一般分为30年、10年。

第七条 本规定自颁布之日起施行,原颁发的《安徽广播betway体育职业技术必威体育官网登陆各部门文件材料归档目录和保管期限规定》同时废止。

附件:《文书档案保管期限表》

文书档案保管期限表

办公室

1、上级党组织针对本院党的建设的文件材料。(永久)

2、本院党委会、党委扩大会、党政联席会、书记院长碰头会、纪要、决议及会议讨论通过的文件。(永久)

3、党委工作计划、报告(包括调查报告)、总结(包括经验总结)。(永久)

4、党委发布的决定、办法、指示、批转、通知和通报。(永久)

5、上级党委对本院进行评估工作的文件材料。(永久)

6、各党总支改选、换届、批复、请示及会议记录。(永久)

7、党委负责同志在院内的重要讲话稿和参加上级召开的会议发言稿。(永久)

8、反映本院党委领导任职期间重要活动的有关材料。(永久)

9、党校工作计划、总结。(永久)

10、本院向上给机关的请示及上级机关的批复、批示。(永久)

11、本院的各种规章制度。(永久)

12、工作计划、总结。(永久)

13、院长书记碰头会、院长办公会、院务会、专题会会议记录、纪要。(永久)

14、本院与有关单位签订的合同、协议、意向书等材料。(永久)

15、20年以上有效的许可证、执照、资质证、资格证等的审批、管理文件材料。(永久)

16、本院综合性的评估材料。(永久)

17、启用印章的文件及印模。(永久)

18、获得表彰和奖励的有关材料。

18.1本院获得省级以上的各种表彰先进集体及个人的材料。(永久)

18.2省级以下及本院内部表彰奖励先进集体和个人的材料。(30年)

19、反映本院重要活动的音像资料、照片。(永久)

20、重大校庆活动的日程及文件材料。(永久)

21、年度档案归档、移交、移出、销毁清册及有关材料。(永久)

22、学校大事记、校史沿革、机构沿革及其它编研材料。(永久)

23、档案室达标、升级有关文件材料。(永久)

24、宣传工作规章制度。(永久)

25、反映本校重大活动的剪报及图表。(永久)

26、本院形成的各类文件、函件及领导签发底稿。(重要的 永久,一般的 10年)

27、教职工政治思想工作动态及调查材料。(30年)

28、理论学习的决定、通知、计划、总结。(30年)

29、各支部、各总支报党委的工作计划、总结、报告、请示及批复。(10年)

30、需要长期贯彻执行的上级、本院有关行政管理的综合性文件。(30年)

31、重要的群众来信来访处理材料。(30年)

32、教职工代表大会文件材料。(30年)

33、院领导参加校内外会议的发言稿及相关材料。(30年)

34、本院大事记、简报、信息等。(30年)

35、本院编印的《安徽广院报》。(30年)

36、其他材料。(重要的 永久 需要长期贯彻执行的 30年 一般的10年)

办公室(财务)

1、本院制定和转发上级机关关于财务管理制度、办法、规定

1.1重要的永久等文件

1.2一般的

2、财务工作规章制度。(永久)

2.1上级机关制定的需要

2.1.1重要的永久

2.1.2一般的长期参照执行的

2.2本院制定的财务管理规章

2.2.1重要的制度

2.2.2永久、一般的30年

3、会计报表及分析资料

3.1决算会计报表(含基建综合决算)。(永久)

3.2预算会计报表。(永久)

3.3年度以上各种统计报表(含工资报表)。(30年)

3.4季度以下各种计划、统计报表。(10年)

4、财务工作报告、请示、批复。(永久)

5、与有关单位签订的合同、协定、协议、议定书等文件材料。(永久)

6、上级业务主管部门对本院财务检查审计的有关材料。

7、国有资产受理登记、统计、检查、清算、交换等文件材料。(永久)

办公室(保卫处)

1、上级有关公安保卫工作的文件。(30年)

2、本院师生员工案件的侦察、调查、处分结论材料及上级的批复、判决书。(永久)

3、与各部门签订的各种综合治理协议书。(30年)

4、本院军训工作的相关材料。(30年)

5、上级有关武装、人防、民兵、征兵等工作的相关文件材料。(10年)

6、保卫工作简报。(10年)

组织人事处

1、上级针对本院人事工作的文件材料。(永久)

2、本院机构编制、干部人事工作文件材料。

2.1本院关于机构设置、机构撤并、名称更改、人员编制、印信启用和作废等文件材料、人员编制、计划报告及上级批复。(永久)

2.2本院党组织机构设置的报告、决定、批复、通知。(永久)

2.3副处以上干部任免、调动报告、决定、批复、通知等(包括上级批准的,要附任免呈报表)。(永久)

3、人事工作制度、规定、办法等文件。(30年)

4、本院新招录人员有关请示,上级批复的文件(省人事厅文件、省广电局文件、本院招录有关文件及实施方案)。(永久)

5、本院各类人事聘用合同。(永久)

6、对本院有关人员的处分材料

6.1受到警告(不含)以上处分的(永久)

6.2受到警告处分的(30年)

7、本院职工人员名册。(永久)

8、教职工的录用、转正、定级、调资、调入、调出的有关材料(包括转移行政、工资关系介绍信、介绍信存根、商调函、辞(退)职申请等)。(永久)

9、教职工评定、聘任专业技术职务职称材料及上级批复(要求附评审表)。(永久)

10、职工医疗、社保、养老保险、参保人员名册及相关材料。(永久)

11、人事工作计划、总结、报告、决定、批复。(永久)

12、人事工作调查材料、会议记录。(永久)

13、本院师资培养、管理工作计划、规定、总结。(30年)

14、人事统计报表。(永久)

20、教职工年度考核、评聘有关材料。(永久)

21、教职工福利工作。(永久)

22、上级机关对本院人事管理工作进行检查、评估有关文件材料。(永久)

23、教职工院内调动材料。(30年)

24、中层干部考核材料。(30年)

25、本院有关人事与劳动制度改革及内部分配制度改革的方案、说明及相关资料。(30年)

26、需要长期贯彻执行的上级、本院有关人事工作的文件材料。(30年)

27、教师进修计划、安排、总结。(30年)

28、使用临时工有关材料。(30年)

29、各总支、支部委员名册。(30年)

30、党员名册

31、关于吸收新党员、预备党员转正或取消资格、党员退党文件材料。(永久)

32、党员组织关系(转出、转入)介绍信存根。(30年)

33、党校入党积极分子培训计划。(30年)

34、上级关于组织工作的通知、简报。(10年)

35、党费收支、结存情况统计表。(10年)

36、其他材料。(重要的 永久 一般的 10年)

教务处

1、教学研究

1.1本院历年的教学计划、教学大纲。(30年)

1.2专业建设和发展规划及其论证材料,新专业论证、申报、审批材料,本院专业设置情况。(永久)

1.3各种教学研究活动的纪要、汇编、文集等文字类材料和照片、录像带等声像类材料以及会议和活动的其它相关材料(30年)

1.4编印的《betway中国学报》。(永久)

1.5院级教研教改项目的管理、立项、评审、检查、验收等材料,院级教学成果奖的申报、审批材料及评审材料(30年)。

1.6国家级、省级教研教改项目申报、研究、鉴定、奖励等情况的材料,国家级、省级教学成果奖的申报、审批材料及评审材料。(永久)

1.7有关学科、专业、课程建设的文件,学科、专业、课程建设立项、审批等材料。(10年)

1.8国家级、省级重点品牌专业、精品课程的申报、审批材料及评审材料。(永久)

2、教务管理

2.1每学期开课计划、分班和总课程安排表、教师任课情况一览表、校历表。(30年)

2.2每学期学生成绩总表、补考学生名单及考试成绩。(10年)

3、考务管理

3.1英语四、六级,A、B级考试和计算机等级考试成绩表。(30年)

3.2考试违规、违纪情况的处理材料。(30年)

3.3本院和教学部门学期考试工作总结(10年)

4、实践教学

4.1实践教学任务表等。(10年)。

4.2实践教学大纲汇编。(10年)

4.3教学实习、生产实习、社会实践计划、总结及相关材料。(10)

4.4学生在学科、技能竞赛方面的文件及相关配套材料。(10年)

5、教学质量管理和师资培训

5.1有关教学质量管理工作规定、计划、总结。(30年)

5.2教师培训管理的工作计划、规划、规定、总结等文件。(30年)

5.3教师进修计划、规划、总结、申请、协议、合同书等(30年)

5.4教学单位教学和教学管理评估、教研室评估、教师教学工作水平评估等各类评估以及各种教学检查的材料。(30年)

5.5教师评学、学生评教材料。(30年)

5.6毕业设计(论文)评审材料。(10年)

5.7其它实践教学评审材料。(10年)

5.8教学督导工作材料。(10年)

5.9优秀教师、教育工作者、师德标兵等各类教学竞赛的组织、评审材料和相关配套材料。(30年)

5.10教师典型教案和备课记录。(30年)

5.11师生普通话测试的有关文件和成绩表。(10年)

5.12本院教学指导委员会的组织机构、工作计划、工作记录、工作总结。(永久)

6、教材管理

6.1教材建设规划,教材建设立项、评审、检查、验收等材料。(30年)

6.2各学年各教学单位选用、征订教材目录。(10年)

6.3图书发展规划、藏品目录、统计及年报。(永久)

6.4购置教学设备、图书签订的合同、协议。(永久)

五系一部

1、 教学文件

1.1教学单位发展规划及其论证材料,学年、学期教学工作计划、工作总结。(10年)

2、教务管理

2.1学生学籍管理的有关材料。(永久)

2.2各类教学工作总结(30年)。

3、实习工作。

3.1教学实习、生产实习、社会实践计划、总结、成绩及学生优秀实习报告、鉴定表。(30年)

4、毕业论文(设计)

4.1毕业论文(设计)课题目录、选题表、成绩一览表(30年)

4.2历届优秀毕业设计(论文)。(永久)

5、教研室工作

5.1教研室教学工作计划、总结,教师教学工作总结。(10年)

5.2教研室教学研讨活动记录。(10年)

6、实验室建设

6.1实验教学大纲、实验指导书或讲义。(10年)

6.2实验室、实验项目和管理人员情况一览表。(30年)

6.3典型实验报告(30年)。

7、教学质量管理

7.1各级各类教学工作评估(学生评价、同行评价、专家评价等)材料及结果(30年)。

8、教育教学改革

8.1学科专业建设。专业设置情况;学科专业建设与发展规划及其论证材料。(30年)。

8.2课程建设。课程建设规划;课程教学方法与手段改革、教学内容与教学体系改革等方面的情况材料。(30年)。

8.3教材建设。教材建设规划。(30)

8.4教师参加各级各类科研、教研教改课题情况统计及附件材料(申报书、协议、结题报告、鉴定意见及成果等);各级教学成果奖获奖材料;发表教研教改、科研论文统计表及论文复印件(30年)。

9.运动会材料(基础教学部)

9.1本院举行各种运动会的相关材料。(30年)

9.2教师基本情况统计表、教师培训情况一览表,教学管理队伍情况表,教师及教学管理人员获奖情况。(30年)

9.3教学部门内部三级机构的设置及岗位职责。(永久)

9.4本部门专业教师授课情况资料。(10年)

9.5外聘教师简明登记表及授课情况。(10年)

学生处

1.招生工作

1.1上级有关招生工作的规范性管理文件材料。(永久)

1.2招生计划的请示、批复(通知)、生源计划。(永久)

1.3生源特殊政策争取的相关文件材料。(30年)

1.4每年度新生录取大表。(永久)

1.5招生宣传、招生工作总结及各种重大型招生宣传活动形成的成套材料。(30年)

1.6每年度本院毕业生登记表。(永久)

1.7每年度本院毕业生派遣证存根。(永久)

1.8每年度上报省教育厅各类计划材料。(10年)

1.9每年度在校学生专业调整批复。(永久)

2.就业工作

2.1毕业生就业工作计划、简报、总结。(30年)

2.2每年毕业生就业情况统计表。(10年)

2.3毕业生供需统计、计划、就业基地合同。(永久)

2.4毕业生质量跟踪调查和信息反馈材料。(10年)

2.5拓宽生源和就业渠道所开展的每一项重大活动形成的相关材料。(10年)

2.6其他各类有保存价值的文件材料。(10年)

3、 学生管理:

3.1本院有关学生思想政治工作的决定、通知、条例。(永久)

3.2学生思想政治工作典型调查材料和统计。(30年)

3.3关于学生政治工作队伍的选拔、管理文件。(30年)

3.4有关学生管理的规定。(30年)

3.5学生学籍变更(专升本、留级、休学、复学、转学、退学、转专业)材料。(永久)

3.6每年度受教育厅表彰的优秀毕业生名单。(永久)

3.7学生管理手册(30年)。

4、助学贷款:

4.1关于学生助学贷款的相关文件。(30年)

4.2办理助学贷款学生的花名册。(30年)

4.3办理学生助学贷款签订的有关协议。(30年)

成教中心

1、上级关于成人教育教学工作的指令性文件。(永久)

2、培训项目的请示、培训方案、培训执行计划、培训相关管理办法、培训协议等。(30年)

3、各类联合办学协议。(永久)

2、专业设置类

2.1上级有关成人教育的学科、专业设置及建设的文件材料。(永久)

2.2成人教育专业、学科建设的请示、批复、申报表等相关材料。(永久)

3、招生管理类

3.1招生计划及生源计划及特殊政策争取的相关材料。(30年)

3.2新生录取名册及情况统计表。(永久)

3.3新生入学名册。(10年)

3.4招生工作宣传资料等。(30年)

4、学籍类

4.1在校生注册情况表。(永久)

4.2在校生人数情况汇总表。(30年)

4.3学籍变更材料。(永久)

4.4学生学籍汇总材料。(30年)

5、课堂教学与实践

5.1课程建设要求及安排、课表。(10年)

5.2各科、专业试题库。(30年)

5.3典型教案、重要备课记录。(30年)

5.4各类优秀毕业论文。(永久)

实训中心

1、教学仪器设备管理制度。(30年)

2、设备项目的招标书、投标书、中标书及相关的纪要等。(永久)

3、教学仪器设备的安装、调试记录和双方签字移交材料,验收报告。(30年)

4、教学设备采购签订的合同协议。(30年)

5、实验室及教学实践基地的建设情况。(10年)

6、实践基地建设协议书。(30年)

7、校内实践基地建设的管理制度(电台、电视台、演播厅、校园网建设的相关管理材料)。(10年)

8、其他材料。(重要的 永久 需要长期贯彻执行的 30年 一般的10年)

纪检监察

1、上级有关本院纪检监察工作的文件材料。(永久)

2、本院纪检监察工作方面的规章制度。(永久)

3、关于受处理的党员干部的群众来信来访及处理意见。(永久)

4、纪检监察工作计划、总结、报告、批复。(永久)

5、年度统计报表。(永久)

6、党委廉政建设责任制考核等情况的统计表。(永久)

7、重要人民来信,并有处理结果、会议纪录、学校领导人批示等有关文件材料及附件。(永久)

8、 需要长期贯彻执行的上级、本院有关监察审计工作的文件材料。(30年)

9、本院关于开展党风廉政建设方面的文件材料(重要的 永久 一般的10年)

总务处

1、后勤服务、医疗卫生

1.1后勤社会化托管的协议。(食堂、锅炉房、物业整体托管的协议,招标托管有关材料,招投标书等)。(永久)

1.2爱国卫生、公费医疗、保健工作计划、总结、规定等。(30年)

1.3心理咨询工作有关材料。(10年)

1.4师生员工健康调查材料及统计表。(10年)

1.5院计划生育工作文件及领取独生子女证名册。(30年)

1.6大宗物资采购招投标书,购销合同。(永久)

2、基建

2.1综合

2.1.1基建工作总体规划。(30年)

2.1.2基建工作年度(季度)总结、统计报表。(30年)

2.1.3基建工程财务预、决算。(永久)

2.1.4全院性总体规划、设计总平面图。(永久)

2.1.5全院性的水、电、气管道分布图。(永久)

2.1.6全院性的地质勘探、地形测量材料。(永久)

 

工会

1、工会工作计划、报告、决定、重要通知、总结、统计。(30年)

2、教职工代表大会的有关文件(通知、名单、报告、决议、选举结果、领导讲话、大会发言等文字、照片、录音、录像、电子文件等资料)。(永久)

3、表彰工会先进集体个人的材料、名单。(30年)

4、工会委员会会议记录、纪要。(30年)

5、工会干部名册、会员名册。(永久)

6、工会开展活动的其它相关材料。(10年)

7、其他材料。(重要的 永久 需要长期贯彻执行的 30年 一般的10年)

团委

1、本院团代会文件(通知、名单、工作报告、决议、选举结果、领导讲话、大会发言等材料)。(永久)

2、团委工作计划、报告、总结及规章制度。(10年)

3、表彰和奖励先进团总支、团支部、优秀团员的材料。(30年)

4、处分团员的材料及复查材料。(永久)

5、批准入团、离团材料及名单。(永久)

6、本院学生组织参与的各种学会、社团的有关材料。(10年)

7、团委牵头进行的重大活动的有关材料。(30年)

8、社团组织成立及开展活动的材料。(30年)

9、勤工俭学、社会实践有关材料。(10)

10、团费收缴及使用情况。(30年)

11、其他材料。(重要的 永久 需要长期贯彻执行的 30年 一般的10年)

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